Question 1

Was ist eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat gemäß der europäischen Norm EN 16931. Anders als eine einfache PDF-Rechnung enthält sie strukturierte XML-Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Die beiden in Deutschland gebräuchlichen Formate sind XRechnung (reines XML im UBL 2.1 Format) und ZUGFeRD (hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML). (Quellen: BMF FAQ zur E-Rechnung, EU-Richtlinie 2014/55/EU)

Question 2

Ist die E-Rechnung Pflicht in Deutschland?

Accepted Answer

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 EUR E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen. Die Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (§ 14 UStG). (Quellen: Wachstumschancengesetz BGBl. 2024 I Nr. 108, BMF-Schreiben vom 15.10.2024)

Question 3

Wie erstelle ich eine E-Rechnung kostenlos?

Accepted Answer

Mit Rhein Invoice können Sie kostenlos und ohne Registrierung E-Rechnungen erstellen. Füllen Sie einfach das Online-Formular mit Ihren Rechnungsdaten aus und laden Sie die fertige Rechnung als XRechnung-XML oder PDF mit eingebettetem XML herunter. Es ist keine Software-Installation erforderlich.

Question 4

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Accepted Answer

XRechnung ist ein reines XML-Format (UBL 2.1), das vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet wird und von der KoSIT spezifiziert wird. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 Dokument mit eingebetteter CII-XML-Datei, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Beide Formate sind EN 16931-konform. (Quellen: KoSIT - XRechnung Standard, FeRD - ZUGFeRD Spezifikation)

Question 5

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?

Accepted Answer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen befreit (§ 34a UStDV). Sie müssen jedoch seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. (Quellen: § 34a UStDV, IHK Frankfurt - E-Rechnungspflicht ab 2025)

Question 6

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Freiberufler?

Accepted Answer

Ja, Freiberufler gelten steuerrechtlich als Unternehmer nach § 2 UStG. Die E-Rechnungspflicht gilt daher auch für Freiberufler bei inländischen B2B-Umsätzen. Für B2C-Rechnungen (an Privatpersonen) gilt die Pflicht nicht. (Quellen: § 2 UStG, BMF FAQ E-Rechnung)

Question 7

Was ist eine Leitweg-ID und wofür brauche ich sie?

Accepted Answer

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung zur Zuordnung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie wird im Feld BT-10 (Buyer Reference) der XRechnung eingetragen und ist Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen. (Quellen: E-Rechnung Bund FAQ, E-Rechnungsverordnung ERechV)

Question 8

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Nein. Eine einfache PDF-Rechnung ist ausdrücklich keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n.F.). Nur strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil BASIC) erfüllen die Anforderungen der EN 16931. (Quellen: § 14 UStG, BMF-Schreiben vom 15.10.2024)

Question 9

Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnung?

Accepted Answer

Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 EUR Umsatz E-Rechnungen versenden. Ab 01.01.2028 gilt die Sendepflicht für alle. (Quellen: § 27 Abs. 39 UStG, Haufe Steuer-Office)

Question 10

Kann ich eine E-Rechnung ohne Software erstellen?

Accepted Answer

Ja. Browserbasierte Online-Generatoren wie Rhein Invoice ermöglichen die Erstellung von E-Rechnungen direkt im Webbrowser, ohne Installation oder Registrierung. Sie füllen ein Formular aus und erhalten sofort die fertige XRechnung-XML oder PDF-Datei zum Download.

Question 11

Speichert Rhein Invoice meine Rechnungsdaten?

Accepted Answer

Nein. Rhein Invoice speichert keine Rechnungsdaten dauerhaft. Alle eingegebenen Daten werden ausschließlich zur Generierung der angeforderten Dateien temporär verarbeitet und unmittelbar nach dem Download automatisch und unwiderruflich vom Server gelöscht. Rhein Code hat nach der Löschung keinen Zugriff auf die Rechnungsinhalte.